Problemlösning i grupp
Specialmaterial

Problemlösning i grupp

Under de senaste åren har den förändrade teknologin och de nya kraven på arbetsplatsen utvecklat vårt sätt att arbeta. I takt med att nya typer av problem dyker upp är det många företag som ägnar sig åt problemlösning, logiskt tänkande och designtänkande för att hitta kreativa problemlösningsmetoder.

Professor Ulrich Weinberg, rektor på School of Design Thinking vid Hasso-Plattner-institutet, ligger i framkant vad gäller samarbete på arbetsplatsen. Hans arbete med idéer för arbetsgrupper har revolutionerat många företags sätt att tackla problemlösningsuppgifter. Weinberg pratar om framgångarna han har bevittnat när han har arbetat med företag:

”Jag har just kommit hem från en resa till Kina dit VD:n för Haier bjöd in mig […] han läste den kinesiska versionen av min bok och bjöd in mig för att diskutera de radikala förändringarna han gjort på sitt företag. Just nu har han 70 000 anställda och han omorganiserar hela företagets struktur mot ett ekosystem av mikroföretag – han låter människor vara entreprenörer inom ramarna för företaget och jag håller helt med om att detta förmodligen är den bästa strukturen för stora organisationer.”

Weinbergs framgångsrecept kombinerar tre huvudidéer:

  1. Problemlösning i grupp handlar inte i första hand om att ta sig från A till B, utan baseras på ett ickelinjärt synsätt. Det är en iterativ process som upprepar de olika stegen i den problemlösande designtänkproceduren, tills de bästa och mest önskvärda resultaten uppnås.
  2. Weinbergs metod värdesätter att samarbeta i grupp framför individuella lösningar som främjar en tävlingsinriktad miljö. Han tror att man genom att uppmuntra en varierande samling idéer och åsikter från anställda på olika avdelningar i företaget, kan nå bättre resultat i problemlösningen. I ett samhälle där vi från barnsben lär oss att tävla mot varandra, säger Weinberg: ”Vi är inte förberedda för samarbete i grupp, vi är alla förberedda för en mycket mer tävlingsinriktad miljö”.
  3. Han uppmuntrar till samarbete i grupp i en miljö som främjar att människor arbetar tillsammans och inspirerar dem till kreativt tänkande.

Du kanske frågar dig själv varför problemlösning är viktigt? Företag och organisationer stöter på många olika typer av problem på daglig basis, och ett arbetssätt som uppmuntrar till problemlösning i grupp kan vara ytterst användbart för att lösa många av dem. För att visa ett praktiskt exempel på hur den här metoden kan användas kommer vi nu att guida dig igenom hur förändringarna i den kommande dataskyddsförordningen kan tacklas i maj 2018.

Vad är GDPR?

Dataskyddsförordningen ”General Data Protection Regulation”, GDPR, kommer att ersätta Personuppgiftslagen i maj 2018, i ett försök att harmonisera datasekretess och skyddslagar i Europa. Målet är att skydda alla EU-medborgare från databrott och företag som inte följer förordningen kan få betala dyra böter.

Men för att vara väl förberedd kan en gemensam problemlösningsmetod hjälpa till att skapa den perfekta lösningen för problemen som de nya reglerna kan komma att innebära.

Här hittar du våra  nyheter, tips och tricks, plus 100kr rabatt! Här hittar du våra nyheter, tips och tricks, plus 100kr rabatt! Prenumerera

Hur kan problemlösning i grupp hjälpa till att förbereda för GDPR?

Det är viktigt att tänka på i vilken miljö du tar dig an projektet när du ska använda dig av den här problemlösningsmetoden. Professor Weinberg poängterar behovet av utrymme för att uppmuntra till gemensamt samarbete över hela företaget. Han talar om hur han utvecklat företag genom att skapa fysiska utrymmen, så kallade ”We Q”-utrymmen, för att möjliggöra gemensam problemlösning.

”På School of Design Thinking har vi designat ’We Q’-utrymmen, som inte i första hand representerar ’IQ’ och intelligensen hos en enskild person som i ’I’-modellen – det är snarare ’vi’-kvaliteterna vi fokuserar på. Vi fick göra om de fysiska utrymmena […] arbetsplatser behöver designas om för att passa tänket och vi uppmuntrar företag att göra det”.

För att uppmuntra till den här typen av arbete i ditt team bör du tänka på att skapa ett liknande utrymme. Överväg att investera i whiteboards så att ditt team kan arbeta med ett projekt tillsammans. Använd också Post it-lappar för att alla ska kunna skriva ner sina idéer och bli en del av projektet. De kan färgkoordineras för att representera fakta, idéer och åsikter och flyttas runt genom de olika skedena som listas nedan, så att du kan omvärdera och upprepa dem när det behövs.

Sedan är det dags att bjuda in olika människor som ska utgöra en varierad problemlösningsgrupp. Inkludera människor från olika avdelningar på hela företaget och samla in åsikter och idéer under processens gång.

Designtänkande steg-för-steg

  1. Upptäcktsfasen: Här tar du en ordentlig titt på problemet och ser över var du kan hitta behoven som inte har uppfyllts. I det här fallet behöver du fastställa de kommande förändringarna som omger datasäkerheten på grund av GDPR och ta reda på var ditt företag inte är helt uppdaterat.
  1. Rama in möjligheterna: Få lite perspektiv på problemet genom att rama in det på olika sätt. Leta efter mönster och teman och se hur de ser ut i förhållande till resten av företaget. När det kommer till GDPR, har du till exempel upptäckt genomgående problem med lösenordsskydd? Gör om det problemet till en möjlighet att utbilda och informera anställda om säkra lösenord.
  1. Ruva: Skicka dina funderingar och insikter till de andra i gruppen och låt dem ta till sig informationen individuellt innan du startar den gemensamma processen och låter dem uttrycka sina idéer.
  1. Belys/analys: Samla din samarbetsgrupp och diskutera problem och leta efter kreativa lösningar. Använd det gemensamma problemlösningsutrymmet som du har skapat och den varierande stimulansen runtomkring för att inspirera till idéer. Använd dina Post it-lappar för att utforska och återutforska idéer. Använd whiteboarden för att utveckla idéer gemensamt och skapa ett kreativt flöde. Vad gäller GDPR kan du samla din grupp för att tänka ut kreativa lösningar som riktar in företaget på de nya reglerna.
  1. Utvärdera och förbättra: När du har utforskat dina alternativ och skapat en rad kreativa lösningar måste du skära ner dem till de bästa idéerna. Sätt upp dina Post it-lappar på väggen och peka ut de som gör störst skillnad. När du har kartlagt de bästa sätten att tackla GDPR är det dags att samarbeta i gruppen för att förfina valen ytterligare och rösta igenom förslagen med följande kriterier i bakhuvudet:
  • Tekniskt utförbart ­– är det möjligt?
  • Önskvärdhet – är det något du vill?
  • Företagets kraft – är det rätt för ditt företag
  1. Snabbt prototyptest: Börja testa dina idéer för att avgöra huruvida de kommer att fungera i verkligheten på ditt företag. Tänk igenom hur de skulle fungera i varje enskilt steg och konsultera återigen flera personer. Vad gäller GDPR är det viktigt att tänka på hur effektiv din idé är – tar den alla nya regler i beaktning? Och fungerar den för ditt företag?
  2. Leverera: Så fort du har en plan på plats är det dags att implementera och starta test- och inlärningsprocessen.
  3. Upprepa och förfina: Som vi nämnt tidigare är den här processen inte linjär. Efter att din plan har satts i verket behöver du utvärdera hur den fungerar i verkligheten och samla på dig feedback. Även om det inte är några tyngre problem så fortsätt processen och förfina dina idéer för att nå bästa möjliga resultat. Genom att börja använda den här metoden i god tid före maj 2018 kommer du att vara väl förberedd för den nya Dataskyddsförordningen.

Var inte rädd för att upprepa något av stegen om du inte är nöjd när du arbetar dig igenom de här processerna. Weinberg talar om hur vi borde bryta ner våra konventionella arbetssätt och hävdar att den här nya metoden ger bäst och mest kreativa resultat:

”Redan i första klass lär sig barn att tävla mot sina klasskompisar eftersom de måste vara bättre än de andra barnen och alla barn lär sig samma mönster. Och det är inte ett samarbetsmönster i första hand, utan ett tävlingsmönster […] Problemet är att i den riktiga världen, i det stora nätverket vi lever i nu, är det mönstret förlegat.”

Om du tar till dig av professorns teorier och förändringarna i modern företagsdynamik kan du utnyttja den här nya, effektiva tankemetoden till max, och börja revolutionera problemlösningsmetoderna på ditt företag.