8 tips för att bemästra det moderna kontoret
Kontorsinsipration

8 tips för att bemästra det moderna kontoret

Det moderna kontorslandskapet präglas av tekniska framsteg, vilket gett nya arbetssätt och radikalt nya vyer för hur vi bedriver affärer i dag. I den digitala tidsåldern har klumpiga stationära datorer, arkivskåp och till och med den gamla goda häftapparaten blivit passé, allt i utvecklingens namn. Så hur skapar vi nu en användarvänlig och produktiv kontorsmiljö?

  1. Supersnabb åtkomst till internet

I dagens internetbaserade värld sparar du tid och ökar effektiviteten genom att göra allt online. Använder du en server kan dina dokument öppnas och delas av kollegorna. Det är ett mer praktiskt sätt att samarbeta och spara information.

Lee Penson, vd för den banbrytande arkitektbyrån Penson, har genomfört visionära projekt åt bl.a. Google, Jay Z och YouTube. Penson är expert på att skapa produktiva arbetsytor, och han menar att med teknikens hjälp kan du sväva högt; med rätt tekniska lösningar är du fri att frigöra verksamhetens potential.

  1. Digitalisera dokument

”Nästan varenda liten papperslapp kommer att digitaliseras och sparas, så det måste vara enkelt att göra”, menar Marc Lawn, som är affärsguru och företagsledare med mer än 20 års erfarenhet. På kontor i alla branscher fasar man i rask takt ut den fysiska pappershanteringen. Ett sätt att digitalisera utskrivna dokument är att skanna dem till datorservern.

När du skannar dokument till datorn måste du vara noga med säkerheten. Se till att göra dig av med all känslig och viktig information med en dokumentförstörare.

  1. Återvinn

Om du vill ligga steget före nu år 2017 måste du vara så tekniskt avancerad och miljövänlig du bara kan. En bra början är att ha någon form av återvinningsstation på arbetsplatsen. Då skonar du miljön samtidigt som du visar att verksamheten tar ansvar. Som Lawn säger: ”med en återvinningsstation visar du personalen och besökarna att ni i verksamheten verkligen bryr er om miljön och vill värna om vår jord.”

  1. Whiteboardtavla

Whiteboardtavlor är ett utmärkt sätt att få kollegorna att kommunicera och bli kreativa. Släpp digitaliseringshetsen en stund. Investera i stället i en snillrik whiteboard och några icke-permanenta märkpennor, så börjar kreativiteten snart flöda.

Med en whiteboard kan du också göra den övergripande kommunikationen mer effektiv. Lawn igen: ”I denna föränderliga värld är det mer produktivt att kommunicera aktivt på en interaktiv whiteboardtavla än att skicka e-post, be om en ändring, utföra den och sedan skicka igen för godkännande, och så vidare.”

”En av mina kunder har installerat en interaktiv skrivtavla där säljarna samlas och diskuterar olika förfrågningar. Det har halverat deras handläggningstid och minskat deras e-posttrafik med nästan 10 %.”

  1. Arbetsglädje

Lite frisk luft och gott vatten är utmärkta sätt att öka produktiviteten på jobbet. Visst är digitala verktyg ett måste i det moderna kontoret, men Penson menar att naturen har en given plats i en god arbetsmiljö: ”Satsa på frisk luft, en fruktskål, friskt dricksvatten och fruktjuicer. En gammal vän till mig brukar säga att hälsa gör allting möjligt. Det finns ingen logik i att jobbet ska vara skadligt för den långsiktiga hälsan.”

  1. Solljus

Penson menar också att rikligt med naturligt ljus på arbetsplatsen är helt avgörande för kreativiteten och produktiviteten: ”Du behöver ett utrymme som inspirerar dig – inte ett rum med ett motbjudande innertak. Du behöver värme och känslan av naturliga utrymmen.”

  1. Bekväma stolar

På dagens arbetsplatser sitter man ofta timmar i sträck vid ett skrivbord med ansiktet mot en skärm. När man sitter så mycket är det viktigt att ha en bra och bekväm stol. Internetverksamhetskonsulten Gemma Went slår fast att ”vi sitter mycket, och det är inte alls bra för kroppen. Läs på eller fråga någon om ergonomi på jobbet, och se till att sedan jobba så ergonomiskt du kan.”

  1. Kvalitetsmikrofoner

Video- och telefonkonferenser är en viktig del av det moderna kontoret. Tack vare dem kan du jobba och kommunicera med människor över hela världen. Men för att få ut mesta möjliga av dessa möten måste du investera i kvalitetskameror och -mikrofoner. Went igen: ”Du behöver en förstklassig mikrofon. Det gör hela skillnaden. Du kanske har ett välinrett kontor, men det hjälper föga om du inte kan höra kunderna och personalen.”